Zgodnie z przepisem przejściowym nowe zasady prowadzenia akt osobowych (m.in. część ABCD akt osobowych, przechowywanie wniosków o urlop wypoczynkowy w aktach, umieszczanie orzeczeń o badaniach wstępnych w części B) oraz nowych zasad prowadzenia pozostałej dokumentacji pracowniczej (odrębnie dla każdego pracownika, ewidencja czasu pracy ze wskazaniem przedziału godzin) będą obowiązywać każdego pracodawcę, nie tylko tych, zatrudniających nowych pracowników od 01.01.2019 r. Oznacza to, iż teczka akt
osobowych i pozostała dokumentacja każdego pracownika, również zatrudnionego przed 01.01.2019 r. będą musiały być prowadzone według nowych zasad. Celem kursu jest skompletowanie teczki akt osobowych według nowych zasad oraz praktyczny komentarz do wzorów dokumentów.
Dodatkowo celem kursu jest nabycie praktycznej umiejętności przygotowywania dokumentacji pracowniczej prawidłowej pod względem formy i treści.
PROGRAM SZKOLENIA
1. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej.
a) jakie dokumenty w części A, B, C, D
b) numeracja i opis stron
2. Nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
a) dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych,
b) przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku
ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
c) archiwizacja: jakie nowe dokumenty będą podlegały archiwizacji w aktach osobowych; okres
archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza będzie podlegała 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania będzie wynosił 50 lat; szczególne zasady
przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
d) zniszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
e) obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy– zakres informacji, wzór
f) świadectwo pracy – szczegółowe omówienie treści na podstawie wzoru obowiązującego od 01.06.2017 r.
g) zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji
h) tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
i) warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
j) odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
k) przepisy przejściowe – dopuszczalność zastosowania postaci elektronicznej i nowych
3. Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako
administrator danych
a) obowiązki wobec osób przetwarzających dane innych osób w imieniu pracodawcy – wzór upoważnienia do przetwarzania danych zgodny z RODO
b) zasady prowadzenia ewidencji osób posiadających upoważnienie zgodne z RODO
c) możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi – powierzenie przetwarzania danych, wzór umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych zgodny z RODO
d) środki techniczne i organizacyjne ochrony danych osobowych pracownika według RODO
e) dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów
4. Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników
a) kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika – wzór
b) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze
szczególnym uwzględnieniem:
– badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych – zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia oryginał, kopia, nowe wzory skierowania na badania profilaktyczne
c) dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
d) świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy
zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
e) postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza granicą państwa
f) czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
g) testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
h) kopia dowodu osobistego w aktach osobowych
5. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
a) kwestionariusz osobowy pracownika
b) umowa o pracę (szczegółowe omówienie wzoru umowy obowiązującego od 22.02.2016 r.), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy)
c) dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia – wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, aktualizacja informacji na dzień 22.08.2016 r. w przypadku umów na czas określony)
d) oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór
e) pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym – wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania – wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
f) nowa dokumentacja związana z formą wypłaty wynagrodzenia:
– obowiązkowa informacja pracodawcy – do przekazania pracownikom do 21.01.2018 r. – wzór
– wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – wzór
g) dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich od 02.01.2016 r. –szczegółowe omówienie
– wniosek o urlop macierzyński – nowy termin złożenia, wzór
– wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego – termin, wzór
– wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
– wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego – termin złożenia, wzór
– wniosek o urlop rodzicielski – nowy termin złożenia, wzór
– wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór
– oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
– wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
– wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego – nowy termin, wzór wniosku po 02.01.2016 r.
– wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
h) urlop wychowawczy (nowy termin złożenia wniosku)
– wzór wniosku o udzielenie
– wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu
wychowawczego
– wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
– równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków,
oświadczenia
i) zasady dokumentowania nagród i kar porządkowych (odpis zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej w teczce osobowej – numeracja stron, stanowisko PIP w sprawie usuwania z akt osobowych informacji o karze porządkowej, orzecznictwo SN dotyczące „notatek na pracownika”)
j) umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
k) dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się – kluczowe zapisy
l) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
m) zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy
6. Dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej – nowa część C w aktach osobowych
7. Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy – część D akt osobowych
a) dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
– rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
– rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
– rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
– informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu – nowy termin od 01.01.2017 r.
b) świadectwo pracy – szczegółowe omówienie nowego wzoru świadectwa obowiązującego
od 01.06.217 r.
– termin wydania świadectwa pracy
– sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
– treść świadectwa pracy
– tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
– prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
– prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
– prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
– informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
– zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
– czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
– informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
– przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę w trybie art. 23(1) KP a świadectwo
pracy.
– sprostowanie świadectwa pracy (odmowa sprostowania w formie elektronicznej od 01.01.2017 r.
– zmiana treści świadectwa pracy:
– kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
– zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
c) umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
d) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z
prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
e) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy
8. Pozostała dokumentacja pracownicza w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
a) jakie dokumenty obejmuje pozostała dokumentacja (list z rozporządzenia)
b) zasady prowadzenia i przechowywania: obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika oddzielnie dokumentacji
c) ewidencja czasu pracy z rozkładem przepracowanych godzin w poszczególnych dobach
d) wzory dokumentów
9. Pytania uczestników – szkolenie ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu szkolenia.