Zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2018 i 2019 r. – elektronizacja akt osobowych, skrócenie okresu przechowywania akt osobowych, dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy zgodna z RODO. Warsztaty, wzory.

Celem szkolenia jest przedstawienie od strony praktycznej zagadnień związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w tym elektronicznych akt osobowych. W szkoleniu wykorzystane zostaną najnowsze stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące problematyki prowadzenia dokumentacji kadrowej. Szkolenie odpowie m.in. na pytania czy można żądać od kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności i jak długo takie zaświadczenie jest aktualne, czy umowa o pracę zawarta w formie ustnej jest ważna oraz jak prawidłowo usunąć z akt pracowniczych odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkową

Omówienie ważnych zmian podczas szkolenia:

1. Wprowadzenie elektronicznych akt osobowych pracownika począwszy od 1.01.2019 r

2. Nowe zasady prowadzenia papierowych lub elektronicznych akt osobowych pracowników od 1.01.2019 r

3. Rozszerzenie uprawnień pozyskiwania przez pracodawców zaświadczeń o niekaralności w sektorze

finansowym od 2018r.,

4. Zasady wprowadzenia monitoringu, zakładania GPS, sprawdzania poczty elektronicznej od 25.05.2018r

5. Nowe zasady informacyjne związane z RODO dla kandydatów do pracy, pracowników od 25.05.2018r.

6. Nowe zasady informacyjne związane z RODO dla osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne 25.05.18r.,

7. Wizerunek pracownika – czy należy mieć zgodę na jego przetwarzanie od 25.05.2018r.

8. Nowe zasady zawierania umów o powierzenie od 25.05.2018r.

9. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat począwszy od 1.01.2019 r

10. Obowiązki płatników wobec ZUS z tytułu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji od 1.01.2019 r.

W trakcie szkolenia uczestnicy skompletują teczkę akt osobowych. Szkolenie uwzględnia zmiany

wprowadzone:
– do Kodeksu pracy ustawą z dnia z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku

ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

– do Kodeksu pracy ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
– do Kodeksu pracy z dniem 01.01.2017 r., rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2017 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy

– rozporządzeniem z dnia 26 marca 2015 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy

– rozporządzeniem z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków

– rozporządzeniem z dnia 10 listopada 2015 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika

– nowelizacją Kodeksu pracy obowiązującą od 02.01.2016 r. (nowe wzory wniosków związanych z rodzicielstwem)

– nowelizacją Kodeksu pracy obowiązującą od 22.02.2016 r. (nowy wzór umowy o pracę)

ADRESACI SZKOLENIA

pracownicy działu kadrowo-płacowego oraz HR
osoby przygotowujące się do pracy w działach kadrowo- płacowych oraz HR
pracodawcy, w szczególności małych przedsiębiorstw
pracownicy biur rachunkowych, księgowych oraz prawnych prowadzący obsługę kadrową klientów
osoby, chcące podnieść poziom kompetencji

KORZYŚCI DLA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA

Szkolenie służy nabyciu oraz usystematyzowaniu na poziomie zaawansowanym wiedzy poprzez wskazanie praktycznych rozwiązań. Uczestnicy mają możliwość zadawania pytań w trakcie całego szkolenia, dzięki czemu otrzymują wiedzę w kwestiach budzących rozbieżności interpretacyjnych.
Dzięki szkoleniu nabędą praktyczną wiedzę, zweryfikują poprawność prowadzonych akt osobowych, uzupełnią teczki akt osobowych o niezbędne dokumenty.

METODA PROWADZENIA SZKOLENIA

Szkolenie ma wymiar praktyczny, uczestnicy kompletują teczkę akt osobowych, trener omawia na wzorach, przykładach oraz kazusach dokumenty kadrowe.

PROGRAM SZKOLENIA:

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej
a) jakie dokumenty w części A, B, C

b) numeracja i opis stron
Nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na podstawie ustawy

o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
a) dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać

papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie

prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych

b) przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej

w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika

c) archiwizacja: jakie nowe dokumenty będą podlegały archiwizacji w aktach osobowych; okres

archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza będzie podlegała

10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania będzie wynosił 50 lat; szczególne zasady

przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
d) niszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb

e) obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór

f) świadectwo pracy – szczegółowe omówienie treści na podstawie wzoru obowiązującego od 01.06.17 r.

g) zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji

h) tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny

i) warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji

j) odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej

k) przepisy przejściowe – dopuszczalność zastosowania postaci elektronicznej i nowych okresów archiwizacji do dokumentacji wytworzonej w dotychczasowym stanie prawnym
Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych
a) obowiązki wobec osób przetwarzających dane innych osób w imieniu pracodawcy – wzór upoważnienia do przetwarzania danych zgodny z RODO
b) zasady prowadzenia ewidencji osób posiadających upoważnienie zgodne z RODO
c) możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi – powierzenie przetwarzania danych, wzór umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych zgodny z RODO
d) środki techniczne i organizacyjne ochrony danych osobowych pracownika według RODO
Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników
a)kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika – wzór
b) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:
– badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych – zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
oryginał, kopia, nowe wzory skierowania na badania profilaktyczne – zmiany obowiązujące od 01.04.2015 r.
c) dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
d) świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
e) postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza granicą państwa
f) czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
g) testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
h) kopia dowodu osobistego a GIODO – jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych
Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
a) kwestionariusz osobowy pracownika
b) umowa o pracę (szczegółowe omówienie wzoru umowy obowiązującego od 22.02.2016 r.), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy)

c) dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia – wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, aktualizacja informacji na dzień 22.08.2016 r. w przypadku umów na czas określony)

d) oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór

e) pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym – wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania – wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)

f) nowa dokumentacja związana z formą wypłaty wynagrodzenia:
– obowiązkowa informacja pracodawcy – do przekazania pracownikom do 21.01.2018 r. – wzór
– wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – wzór

g) dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich od 02.01.2016 r. – szczegółowe omówienie

– wniosek o urlop macierzyński – nowy termin złożenia, wzór
– wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego – termin, wzór
– wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
– wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego – termin złożenia, wzór
– wniosek o urlop rodzicielski – nowy termin złożenia, wzór
– wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór
– oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
– wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
– wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego – nowy termin, wzór wniosku po 02.01.2016 r.
– wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór

h) urlop wychowawczy (nowy termin złożenia wniosku)
– wzór wniosku o udzielenie
– wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego

– wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
– równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia

i) zasady dokumentowania nagród i kar porządkowych (odpis zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej w teczce osobowej – numeracja stron, stanowisko PIP w sprawie usuwania z akt osobowych informacji o karze porządkowej, orzecznictwo SN dotyczące „notatek na pracownika”)

j) umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy

k) dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się – kluczowe zapisy

l) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi

m) zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy.
Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy
a) dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty

– rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
– rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
– rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
– informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu – nowy termin od 01.01.2017 r.

b) świadectwo pracy –szczegółowe omówienie nowego wzoru świadectwa obowiązującego od 01.06.17

– termin wydania świadectwa pracy
– sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
– treść świadectwa pracy

tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę w trybie art. 23(1) KP a świadectwo pracy.

– sprostowanie świadectwa pracy (odmowa sprostowania w formie elektronicznej od 01.01.2017 r.
– zmiana treści świadectwa pracy:
– kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
– zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu

c) umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy

d) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym

e) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

Pozostała dokumentacja:

1) nowy wzór wniosku od 02.01.2016 r. o opiekę nad dzieckiem zdrowym – na co powinien zwrócić pracownik niepełnoetatowy oraz zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy oraz pracownik pełnoetatowy z obniżoną normą czasu pracy

2) oświadczenie o nieutworzeniu ZFŚS – termin, wzór, zmiany w ZFŚŚ od 01.01.2017 r.

3) regulamin pracy, wynagrodzeń – obowiązkowe zapisy (kontrola PIP) oraz zapisy wzmacniające dyscyplinę pracy
Dokumentowanie czasu pracy

a) obwieszczenie o stosowanym systemie czasu pracy – wzór
b) lista obecności – wskazanie w treści godzin pracy, obowiązek prowadzenia
c) harmonogram: zasady tworzenia, ogłaszania i wprowadzania zmian
d) obowiązek tworzenia grafików
e) prawidłowe planowanie i oznaczenie w grafiku dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy

f) prawidłowe planowanie i oznaczenie w grafiku dnia wolnego za pracę w niedzielę i święto
g) praca w godzinach nadliczbowych
h) ewidencjonowanie pracy w dniu wolnym oraz ewidencjonowanie nieobecności w dniu udzielonym w zamian za pracę w dniu wolnym

i) modyfikacja obowiązującego harmonogramu ze względu na pracę w nadgodzinach
j) wyjścia prywatne a harmonogram czasu pracy
Pytania uczestników – szkolenie ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu szkolenia

Terminy Szkoleń