W odpowiedzi na zmiany w dokumentowaniu czasu pracy obowiązujące od 01.01.2019 r. szkolenie dostarczy Uczestnikom aktualne wzory dokumentów. Dodatkowo Uczestnicy zweryfikują poprawność dotychczas stosowanych zapisów umowy o pracę, regulaminu pracy i wynagrodzeń. W czasie szkolenia wykorzystane zostaną najnowsze stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, GIODO (PUODO) oraz orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące czasu pracy. Szkolenie ma wymiar praktyczny: uczestnicy pracują na przykładowych harmonogramach, ewidencji czasu pracy oraz pozostałych wzorach celem omówienia problematyki związanej z planowaniem, rozliczaniem i dokumentowaniem czasu pracy.
PROGRAM SZKOLENIA
I. Karta ewidencji czasu pracy od 01.01.2019 r.
– nowy zakres informacji od 01.01.2019 r. (m.in. jak ustalić godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak oznaczyć tytuł udzielenia dnia wolnego od pracy),
– nowy wzór karty ewidencji czasu pracy od 01.01.2019 r., sposób wypełniania ewidencji – omówienie,
– karta ewidencji czasu pracy a lista obecności,
– ewidencjonowanie przerw w pracy,
– ewidencjonowanie minut pracy,
– rodzaj nieobecności w pracy w ewidencji czasu pracy,
– kilka rodzajów nieobecności w ciągu dnia pracy,
– pracownicy nieobjęci obowiązkiem ewidencjonowania godzin pracy Skutki nieprowadzenia ewidencji.
II. Lista obecności według RODO
– obowiązek prowadzenia,
– zbiorowa / indywidualna lista obecności a RODO,
– lista obecności – treść (wskazanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, wskazywanie przyczyn nieobecności w pracy),
– inne sposoby potwierdzania przybycia i obecności w pracy,
– potwierdzenie przybycia do pracy a podróż służbowa, urlop na żądanie,
– wzór z omówieniem.
III. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji czasu pracy od 01.01.2019 r.
– okres przechowywania wniosków związanych z czasem pracy (w tym o urlop wypoczynkowy, opiekę nad dzieckiem zdrowym, tzw. urlop okolicznościowy),
– dokumentacja czasu pracy w postaci elektronicznej – wymogi techniczne.
IV. Wzory dokumentów obligatoryjnych od 01.01.2019 r.
1) wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
2) wniosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty
3) wniosek pracownika dotyczący stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
4) wniosek pracownika dotyczący stosowania weekendowego systemu czasu pracy
5) wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny
rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy
(art. 1401§ 1 Kodeksu pracy),
6) wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu,
w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
7) dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
8) dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
9) dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
10) zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
V. Harmonogram czasu pracy
1. Zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy: czy istnieje prawny obowiązek ustalenia? na jaki okres muszą być tworzone? sposób ogłoszenia harmonogramu. modyfikacja obowiązującego harmonogramu; najczęstsze błędy pracodawców; konsekwencje błędów
• wymiar czasu pracy
• planowanie dni roboczych
• odpoczynek dobowy i doba pracownicza
• odpoczynki tygodniowe (35-godzinne i skrócone 24-godzinne)
• rekompensata skrócenia odpoczynku dobowego i tygodniowego według orzecznictwa SN, kiedy i komu nie trzeba zapewniać odpoczynku dobowego?
• dni wolne od pracy
• co czwarta niedziela wolna od pracy
• nierównomierny rozkład czasu pracy
• harmonogram czasu pracy niepełnoetatowca
• harmonogram czasu pracy pracownika niepełnosprawnego
2. Harmonogramy czasu pracy w różnych systemach czasu pracy – przykłady
• harmonogram w systemie podstawowym (8 godzin w czasie podstawowym, nierównomierny rozkład
czasu pracy)
• harmonogram w 4-brygadówce
• harmonogram w ruchu ciągłym
• harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 12 godzin
• harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 16 godzin
• harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 24 godzin
• harmonogram w systemie skróconego tygodnia pracy
• harmonogram w systemie weekendowym
• harmonogram w systemie przerywanym
VI. Praca w godzinach nadliczbowych
1. Godziny nadliczbowe
• dobowy, tygodniowy, miesięczny i roczny limit godzin nadliczbowych
• wyliczenie godzin nadliczbowych dobowych
• wyliczenie godzin nadliczbowych średniotygodniowych
• pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe
• ewidencjonowanie pracy w dniu wolnym oraz ewidencjonowanie nieobecności w dniu udzielonym w zamian za pracę w dniu wolnym
• modyfikacja obowiązującego harmonogramu ze względu na pracę w nadgodzinach
2. Rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych z uwzględnieniem najnowszego orzecznictwa SN
• rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym – na wniosek pracownika i z inicjatywy pracodawcy, w bieżącym i kolejnym okresie rozliczeniowym
• miarkowanie wynagrodzenia za nadgodziny w sporach sądowych
• bieg terminu przedawnienia wynagrodzenia za nadgodziny wg orzeczeń SN
3. Tzw. nienormowany czas pracy
• pracownicy wykonujący pracę w nienormowanym czasie pracy
• rekompensata za pracę poza normalnymi godzinami pracy
• godziny nadliczbowe kadry kierowniczej wg orzeczeń SN
VII. Czas pracy w treści regulaminu pracy
– wzór: prawidłowe zapisy (obligatoryjne i fakultatywne) regulaminu pracy
1. Postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy w zakresie czasu pracy
– wybór systemu czasu pracy – praktyczne wskazówki
– okres rozliczeniowy – praktyczne wskazówki
– pora nocna (w tym pora nocna kierowców i pracowników młodocianych)
– potwierdzanie obecności w pracy
– warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy, przed jej rozpoczęciem i po jej zakończeniu
• wyjścia prywatne
• zasady przebywania przez pracowników na terenie zakładu poza godzinami pracy
– usprawiedliwianie nieobecności
• zwolnienie uprawniające do prawa do wynagrodzenia
• zwolnienie, za które pracodawca wystawia zaświadczenie o wysokości utraconego zarobku
• dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika
2. Postanowienia fakultatywne regulaminu pracy
– niedziela i święto – określenie godzin
– zmiana kodeksowego rocznego limitu godzin nadliczbowych
– okresy wliczane do czasu pracy, w szczególności przerwy w pracy:
• 15-minutowa przerwa
• dodatkowa przerwa dla pracownika niepełnosprawnego
• przerwa od pracy przed monitorem (czy praca przed laptopem uprawnia do przerwy)
• przerwa na lunch
• przerwa na karmienie dziecka piersią
• przerwy dla pracowników niepełnosprawnych
– praca zmianowa
– wyjścia w celu załatwienia spraw prywatnych
VIII. Obowiązkowe obwieszczenie o czasie pracy w sytuacji braku regulaminu pracy: obligatoryjnai rekomendowana treść, sposób poinformowania pracowników, termin przekazania
– wzór obwieszczenia
– wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z obwieszczeniem o czasie pracy
IX. Czas pracy w regulaminie wynagradzania
– wzór: prawidłowe zapisy (obligatoryjne i fakultatywne) regulaminu wynagradzania
1. Inne zasady rozliczania nadgodzin
2. Ryczałty za noce lub nadgodziny
3. Wyższe dodatki nocne
4. Dodatki zmianowe i świąteczne
5. Zasady rekompensaty dyżurów pełnionych przez pracowników
6. Wynagrodzenie za wezwanie do sądu/prokuratury itd.
X. Czas pracy w treści umowy o pracę
– wzór: prawidłowe zapisy umowy o pracę
1. Podstawowe elementy umowne dotyczące każdego pracownika
2. Limit godzin ponadwymiarowych niepełnoetatowców, którego przekroczenie uprawnia do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych – czy zapis ma charakter obligatoryjny, przykłady zapisów
XI. Czas pracy na liście płac
1. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „normalne wynagrodzenie” z pracę w godzinach nadliczbowych – które premie bierze się pod uwagę?
• dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „wynagrodzenie wynikające z
osobistego zaszeregowania” – czy dodatek funkcyjny wchodzi do podstawy obliczania dodatku za
nadgodziny?
• wynagrodzenie za nadgodziny średniotygodniowe przy dłuższym niż miesięczny okresie
rozliczeniowym
• Wpływ siatki płac na wynagrodzenie za nadgodziny
• Ryczałt za godziny nadliczbowe (zasady stosowania ryczałtu, sposób wprowadzania ryczałtu, kalkulacja wysokości ryczałtu, ryczałt za nadgodziny a nieobecność pracownika – stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy)
• Wpływ udzielania czasu wolnego w zamian za nadgodziny na wynagrodzenie
• rekompensata w tym samym / innym miesiącu
2. Wpływ wyjść prywatnych na wynagrodzenie
3. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe pracowników niepełnoetatowych
4. Wynagrodzenie za pracę w nocy
5. Wynagrodzenie za dyżur
6. Wynagrodzenie za przerwy w systemie przerywanym
XII. Pozostałe wzory dokumentów
1. Wnioski pracowników – wzory
– wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny – wzór
– wniosek o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – wzór
2. Polecenia pracodawcy – wzory
1. Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych – wzór
2. Polecenie odbioru czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika – wzór
3. Polecenie odbioru dnia wolnego za niedzielę (święto) – wzór
4. Polecenie pełnienia dyżuru – wzór
5. Polecenie odbycia podróży służbowej – wzór
XIII. Pytania: szkolenie ma wymiar praktyczny, uczestnicy zadają pytania w trakcie trwania szkolenia